Gerencia de proyectos

I. Indagar, consultar e investigar sobre el tema de Gerencia de Proyectos: Se debe conceptualizar sobre los temas de Gerencia de Proyectos, Ciclo de Vida de Proyectos, TIC en la gerencia de proyectos y criterios para la evaluación de proyectos.

Gerencia de proyectos: Project management

Es la disciplina que se encarga de planificar, organizar, administrar los recursos para que un proyecto sea terminado según condiciones previas como tiempo y costo.

Dentro de la gerencia de proyectos también encontramos que se controlan otros elementos como dinero, tiempo, personas, materiales, energía, comunicación.

Lógica del ciclo de vida: Este es un proceso donde se pueden cambiar ó trasformar las ideas que surgen cuando se detectan los requerimientos, problemas alternativas del proyecto para asi llegar a una mejor y fácil solución.

Los procesos en la gerencia de proyectos son: Iniciacion, planificación, control, ejecución y finalización.

Las áreas de conocimiento en la gerencia de proyectos son: Conjunto de conocimientos técnicos que se usan para el perfecto desempeño de las nueve áreas.

Integración: Es el proceso donde se toman las decisiones sobre el objetivos, desarrollo, ejecución, controles final del proyecto y sus principales procesos son:

1.1) Desarrollo de plan de proyecto con un documento.

1.2) Ejecución de los planos del proyecto que está compuesto por (alcance, tiempo, dinero, riesgos, calidad).

1.3) Control de los posibles cambios de tiempo, dinero etc.

Gerencia de Alcance: En esta fase identificamos los que serán características, funcionalidades y objetivos específicos. En esta fase transformamos las necesidades, requerimientos, deseos y expectativas en un documento final. Se establece la comunicación entre las partes que forman parte del proyecto.

Gerencia de tiempo: Acá se busca organizar el trabajo en función del tiempo y para eso debemos tener en cuenta los siguiente:

·        Definir actividades según el tiempo.

·        Secuencia de actividades, según como se comuniquen entre estas.

        Establecer cronograma del proyecto.

Gerencia de costos: También conocido como (on-budget), debemos tener en cuenta tres partes:

·        Definir todos los recursos necesarios para el proyecto tales como dinero, personal, materiales etc.

·        Estimación de los costos según actividad

El análisis financiero también abarca estos indicadores:

·         VPL (valor presente liquido) en donde la mejor opción es el mayor VPL.

·        TIR (Tasa interna de retorno), representa la tasa de atractividad en la inversión del proyecto.

·        Break –Even Point conocido como punto de equilibrio que nos dice en cuanto tiempo las inversiones serán recuperadas

Gerencia de calidad: En esta parte encontramos dos componentes:

·        Calidad del producto final a ser desarrollado.

·        Calidad del proceso de desarrollo del proceso.

En la gerencia de calidad debemos tener en cuenta la planificación, garantía y control.

Gerencia de RH: Esta area se encarga de la correcta utilización de los recursos humanos que intervienen en el proyecto, conocidos como Stakeholders y para llevarlo a ejecución tenemos en cuenta:

·        Planificación organizacional.

·        Formación del equipo.

·        Desarrollo del equipo que es donde se mezclan las interdisciplinas que trabajan en el proyecto.

Gerencia de comunicación: La comunicación es muy importante en el desarrollo de un proyecto por eso debemos tener en cuenta:

·        Planificación de la comunicación, donde se establece quien debe saber algo, cuando y en que formato sobre el proyecto.

·        Distribución de la información.

·        Informe de desempeño, es donde se van a decir las recomendaciones y también como va el proyecto hasta el momento.

·        Finalización administrativa, es donde se busca formalizar por medio de un acta ó informe la finalización de una etapa del proyecto ó una fase del mismo.

Gerencia de riesgos: Normalmente se dispone de un 10% de reserva gerencial para alguna eventualidad; debemos tener en cuenta 6 etapas:

·        Planeamiento sobre las actividades.

·        Identificación de los riesgos sean positivos ó negativos; donde se debe hacer una descripción detallada.

·        Análisis cualitativo de los riesgos donde se les da unas categorías de muy alto, alto, medio, bajo, muy bajo.

·        Análisis cuantitativo donde se busca determinar el impacto que generara el riesgo y con que probabilidad podrá surgir.

·        Planificación de la respuesta a los riesgos.

·        Control de los riesgos, es decir donde vamos a acompañar lo planeado.

Todos estos términos y condiciones de riesgos deben hacerse con conocimiento del cliente ya que pueden haber clausulas que protejan al cliente ó al proveedor.

Gerencia de contratación: Son los contratos externos que deben ser solicitados para el proyecto y para esto debemos tener en cuenta seis etapas:

·        Planificación, donde se evalúa sí se va a contratar ó se va hacer algún servicio ó sí se va a comprar algo.

·        Selección e fuentes, donde se escogen potenciales proveedores.

·        Administración de contrato, se hace un control de lo que se compra ó se adquiere.

·        Finalización de contrato, se hace una verificación final de lo que se contrato, se compro, se genera un documento formal sobre lo que se adquirió ó compro, se evalúa al proveedor, lo que se compro para luego liquidar el contrato.

II. Investigar sobre el papel que debe tener un gerente de proyectos en cada una de las fases de ejecución de estos.

El gerente de proyectos casi nunca participa de forma directa en las actividades que producen el resultado final, porque este se esfuerza en buscar la forma de mantener el progreso y la interacción mutua productiva entre las varias partes de tal manera que el riesgo general de fracasar se minimice.

Casi siempre el gerente de proyectos es un representante del cliente, este debe determinar e implementar la satisfacción y atención de las necesidades e inquietudes exactas que tenga el cliente, basándose en su conocimiento de la firma que representa, las características y atributos de los productos -bienes y/o servicios- entregados

Este sujeto es quien se encarga de estrechar los lazos con los representantes seleccionados para cerciorar que los objetivos como: costo, tiempo, calidad y, sobre todo, satisfacción del cliente, sin stress y con buen clima interpersonal, se hagan realidad.

Un gerente de proyectos debe ser capaz de visualizar el proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de garantizar que esa visión se haga realidad.

III. Indagar sobre el uso de las TIC como herramientas de apoyo para la gerencia de proyectos.

Las herramientas que podemos utilizar como apoyo para la gestión de proyectos están clasificadas como:

Planificación - Generales de gestión – Corporativas – Intranet – Apoyo - Calidad

Las herramientas generales de gestión de proyectos permiten planificar temporalmente el proyecto, generar de diagramas temporales, asignar recursos, hacer cálculo de costes, realizar control del seguimiento del proyecto además de generar documentación.

Entre las herramientas más usadas se encuentra el Project Managment además de: Trello, Redmine, Gantter, Asana y Wedoist, entre otros.

IV. Adicionar a la propuesta que se ha venido generando en los trabajos colaborativos 1 y 2:

• Antecedentes del tema
• Propósito u objetivo del estudio
• Límites del estudio (marco teórico.-práctico).
• Definición de los términos.
• Supuestos y expectativas del tema
• Importancia del estudio (justificación)
• Aportación a la disciplina, la escuela o la carrera.
• Diseño de investigación (metodología)
• Índice esquemático.
• Apoyo bibliográfico (bibliografía)

Producto a Entregar:

A. Mapa conceptual que permita visualizar y dar respuesta a interrogantes como:

¿Qué elementos se requieren para llevar a cabo un ciclo de vida de un proyecto en forma completa?
¿Quiénes son los actores principales en el establecimiento  del ciclo de vida de un proyecto?
¿Cuál sería el papel principal de un Ingeniero de Sistemas en la ejecución de proyectos con base en la gestión de proyectos?

B. Elaborar un ensayo con mínimo 1200 y máximo 1500 palabras en la cual se responda a inquietudes en la cual se responda a inquietudes relacionadas con el plan de gestión de costos, plan de gestión del alcance y plan de gestión de la integración.

En el manejo de un proyecto encontramos aspectos muy importantes para su gestión y ciclo de vida. Para garantizar que el proyecto que vamos a implementar cumpla con los requisitos propuestos por nuestro cliente debemos seguir ciertas pautas o procesos para dicha gestión.

El proyecto comprende a sí mismo, una serie de planes de gestión para el desarrollo y mantenimiento del proyecto por medio de una serie de acciones que serán aplicadas, evaluadas y modificadas a lo largo del ciclo de vida de este, así mismo nos muestra los procesos, técnicas y herramientas usadas para cada uno de estos planes de gestión.

Un plan de gestión profundiza en distintos temas de importancia del proyecto como son: el alcance del proyecto, tareas y actividades, costes, recursos a utilizar, compras, subcontratos y riesgos; así como también la calidad y las comunicaciones vinculadas al proyecto mismo.

Para elaborar un plan de gestión hay que tener en cuenta elementos como: factores empresariales que rodean la organización, procesos de la organización, procesos propios a la Dirección de Proyectos y que abarcan los distintos elementos a considerar en la gestión y acta de constitución del proyecto.

En los planes de gestión encontramos los siguientes: plan de gestión de costos, plan de gestión del alcance y el plan de gestión de la Integración como los principales. En el plan de gestión de costos encontramos procesos como: Estimación de costos, Elaboración del presupuesto y Control de Costos.

En el proceso de estimación de costos encontramos técnicas como: Precisiones (costos fijos, costos variables, costos directos, costos indirectos, gestión de costos), costos para la toma de decisiones, costos diferenciales y futuros, costos de sustitución de instalaciones (costos venta, costos directos, costos fro, costos tte), sustitución con aumento  de capacidad, elementos relevantes de costos, costos sepultados, costos pertinentes de productos, funciones de costo de corto plazo, análisis de costo-volumen-utilidad, costos ABC y enfoque DPP.

En el proceso de Plan de Elaboración del Presupuesto encontramos técnicas como: Gastos previos, ingresos proyectados, ingresos y gastos reales.

En el proceso de control de Costos encontramos técnica como: Costos productivos junto a sus registros. Encontramos elementos relevantes de costos como: variaciones en los estándares de materia prima, tasa de salario y requerimientos de personal para las operaciones directas, necesidades de supervisión e inspección, combustibles y energía, volumen de producción y precios de venta, desperdicios y mermas, valor de adquisición, valor residual del equipo en cada año de su vida útil restante, impuestos y seguros, y, mantenimiento y reparaciones.

En el plan de gestión de alcance influyen sobre el éxito general del proyecto ya que cada proyecto exigen un delicado equilibrio entre las herramientas, las fuentes de datos, las metodologías, los procesos y los procedimientos con el fin de asegurar que el esfuerzo dedicado a las actividades para determinar el alcance sea acorde al tamaño, la complejidad y la importancia del proyecto.

En el plan de gestión de alcance encontramos procesos como: Planificación de alcance, Definición del alcance, Definición de EDT, Verificación del alcance y Control del Alcance.

En el proceso de Planificación de Alcance encontramos técnicas como: Factores ambientales de la empresa como la infraestructura, las herramientas, los recursos humanos, las políticas relativas al personal y las condiciones del mercado; en la planificación también encontramos los activos de los procesos de organización, el acta de constitución del proyecto, enunciado del alcance del proyecto preliminar, y el plan de gestión del proyecto.

En el proceso de Definición del Alcance encontramos entradas como: activos del proceso de la organización, acta de constitución del proyecto, enunciado del alcance del proyecto preliminar, plan de gestión del alcance del proyecto y las solicitudes de crédito aprobadas. También contiene técnicas como: Análisis del producto, identificación de alternativas, juicio de expertos y análisis de los interesados, y salidas como: enunciado del alcance del proyecto, cambios solicitados y actualizaciones del plan de gestión de alcance del proyecto.

En el proceso de Definición de EDT encontramos técnicas como: Plantillas de estructura de desglose del trabajo y descomposición. En el proceso de Verificación del Alcance encontramos la técnica de Inspección. Y en el proceso de Control del Alcance encontramos técnicas como: Sistema de control de cambios, análisis de variación, replanificación y sistema de gestión de la configuración.

En el plan de gestión de la integración encontramos procesos como: Desarrollar el acta constitutiva del proyecto (Project Charter), Desarrollar el enunciado del alcance preliminar (Preliminary Scope Statement), Desarrollar el plan de gestión del proyecto (Project Management Plan), dirigir y gestionar la ejecución del proyecto, supervisar y controlar la ejecución del proyecto, control integrado de cambios, y, cerrar el proyecto.

En el proceso del desarrollo del acta constitutiva se incluye el trabajar con los interesados del proyecto para crear un documento que formalmente autorice el proyecto.

En el proceso del desarrollo del alcance del proyecto preliminar se incluye un trabajo adicional con los interesados del proyecto, especialmente usuarios de los productos, servicios o resultados del proyecto para desarrollar los requerimientos de alcance de alto nivel.

En el proceso del desarrollo del plan de gestión se incluye la coordinación de todos los esfuerzos de planificación para crear un documento consistente y coherente, El Plan de Gestión del Proyecto. En el proceso de la gestión de la ejecución se incluye el llevar a cabo el plan del proyecto mediante el desarrollo de las actividades incluidas en este.

En el proceso del monitoreo y control se necesita para alcanzar los objetivos del desempeño del proyecto. En el proceso de control integrado de cambios que incluye coordinar cambios que afecten los entregables del proyecto y activos de los procesos de la organización. Y en el proceso del cierre del proyecto se incluye el finalizar todas las actividades del proyecto.

El Plan de Gestión del Proyecto puede constar  de uno o más planes subsidiarios y otros componentes en función que lo exija el proyecto. En planes subsidiarios encontramos: Plan de Gestión de Alcance del Proyecto, Plan de gestión del cronograma, Plan de gestión de costes, Plan de gestión de calidad, Plan de mejoras del proceso, Plan de gestión del personal, Plan de gestión de las comunicaciones, Plan de gestión de riesgos y Plan de gestión de adquisiciones. Y en otros componentes encontramos: lista de hitos, calendario de recursos, línea base del cronograma, línea base del coste, línea base de calidad y registro de riesgos.

A parte de los elementos mencionados anteriormente, también encontramos otros tipos de gestión como lo son: Gestión de tareas, gestión de calidad, gestión de los recursos humanos, gestión de las comunicaciones, gestión de riesgos, y, gestión de las compras.

En el proceso de Gestión de tareas encontramos técnicas como: Definición de las tareas, secuenciación de tareas, estimación de recursos, estimación de duraciones, desarrollo del cronograma, y, control del cronograma.

En el proceso de gestión de calidad encontramos técnicas como: planificación de la calidad, aseguramiento de la calidad, y, control de la calidad. En el proceso de gestión de recursos humanos encontramos técnicas como: planificación de los recursos humanos, selección del equipo del proyecto, capacitación del equipo del proyecto, y, gestión del equipo del proyecto.

En el proceso de gestión de riesgos encontramos técnicas como: planificación de la gestión de riesgos, identificación de los riesgos, análisis cualitativo de riesgos, análisis cualitativo de riesgos, definición de contingencias, y, seguimiento y control  de riesgos.

Y en el proceso de gestión de las compras encontramos técnicas como: planificación de compras y subcontratación, identificación de requisitos, selección de proveedores, evaluación de proveedores, y, negociación.

Así entonces, vemos la gran importancia de la gestión de proyectos como herramienta útil para sostenimiento del proyecto en sí mismo, haciendo uso correcto de los procesos de gestión y sus herramientas o técnicas propias en cada paso del ciclo de gestión para cumplir con el objetivo del correcto funcionamiento y ciclo de vida del proyecto.

Realizar un modelo del cronograma usando alguna de las herramientas para la gestión de proyectos. El cronograma debe plantear mínimo 5 actividades relacionadas con la gestión de proyectos.

C. Realizar un modelo de cronograma usando alguna de las herramientas para la gestión de proyectos. El cronograma debe plantear como mínimo 5 actividades relacionadas con la gestión de proyectos.